Contabilidad básica para tu empresa

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Porque no todo mundo es un experto… Contabilidad básica para tu empresa

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Una contabilidad adecuada, es vital para la operación y ampliación de una empresa. Sin ella, corres el riesgo de enfrentar problemas de flujo de caja, malgastar tu dinero y desperdiciar oportunidades de ampliación. Al crear o actualizar tu rutina contable, recuerda que el propósito de la contabilidad es ayudarte a administrar tu negocio y permitir que las autoridades tributarias evalúen sus operaciones.

Los registros que toda pequeña empresa debe llevar:

Ingresos y gastos

El Libro Mayor se utiliza para registrar dos veces cada transacción, según la idea de que cada una se divide en dos partes que afectan tu empresa. Por ejemplo, si vendes un artículo, tus libros deberían reflejar una disminución en el inventario (crédito) y una entrada por concepto de pago (débito).

Gastos de caja

Debes contabilizar el efectivo que se gasta en tu empresa si deseas llevar un registro de todos los gastos en un año determinado. Existen al menos dos formas de hacerlo: girar tu mismo los cheques reembolsables o mantener un registro de la caja chica.
Si optas por reembolsarse el dinero con un cheque, basta con llevar un registro de todos los recibos de caja y sumarlos en forma semanal, quincenal o mensual, dependiendo de su volumen de gastos. Mantén un registro por cada categoría de gasto para fines tributarios y gira un cheque a tu nombre por el total. Anota que se trata de efectivo reembolsable en tu registro de cheques para diferenciarlo de tu ingreso sujeto a impuestos. Por otra parte, puedes llevar un registro de caja chica al girar un cheque para la caja chica y anotar cada gasto pagado con ese dinero.

Registros de inventario

Controlar tus registros de inventario te permitirá evitar robos, mantener las existencias al mínimo y llevar un registro de las tendencias de compra, entre otras cosas.

Si vendes una gran cantidad de artículos pequeños, es aconsejable que utilices un sistema de computadoras para llevar un registro de inventario. Si vendes artículos de mayor tamaño, puedes hacerlo en papel.

La información fundamental que debes registrar es: fecha de compra, número de inventario del artículo comprado, precio de compra, fecha de venta y precio de venta.

Cuentas por cobrar

Si tus productos o servicios se pagan contra entrega, no necesitarás un sistema de registro de cuentas por cobrar. Sin embargo, si prestas servicios o vendes productos que tus clientes pagan en una fecha posterior, tus registros de cuentas por cobrar muestran el dinero que se adeuda. Puedes supervisar las cuentas por cobrar manteniendo una copia de todas las facturas enviadas o llevando un registro de las cuentas por cobrar. Cualquiera que sea el método utilizado, la información que debes registrar incluye: fecha de la factura, número de la factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, monto pagado y nombre de la entidad a la que se emitió la factura.

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son deudas que tiene tu empresa por concepto de bienes y servicios. Llevar un registro de lo que debes y cuándo son los vencimientos te permitirán gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible.

Los empresarios que tienen pocas cuentas por pagar utilizan archivadores debidamente rotulados y con fecha para llevar sus registros. Otras empresas pequeñas pagan sus cuentas dos veces por mes y mantienen las facturas en una carpeta rotulada “Por pagar”. Las empresas más grandes usan registros de cuentas por pagar organizadas por acreedor. Independientemente del sistema que adoptes, deberás registrar la siguiente información sobre tus cuentas por pagar: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección de los clientes.

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