Contabilidad en la página del SAT ¿Está lista tu empresa?

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Contabilidad en la página del SAT ¿Está lista tu empresa?

Contabilidad pag del SAT

¿Sabías que a partir de Enero de 2014 es obligatorio llevar la contabilidad en forma electrónica e ingresarla de forma mensual en la página del SAT? Este es otro más de los cambios importantes para este año en materia de control fiscal. El SAT ahora pretende tener toda la documentación necesaria para realizar auditorías electrónicas rápidas utilizando nuestra contabilidad, las facturas electrónicas, las DIOT´s, las declaraciones electrónicas y el buzón tributario.

Es importante mencionar que esta obligación aplica para personas físicas y para empresas, tal y como lo dispone el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.

 

Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

Aunque esta disposición es obligatoria desde enero de 2014, por el momento fue aplazada a julio de este mismo año porque, entre otras cosas, aún no están listas las reglas generales de cómo va a hacerse, ni la plataforma para hacerlo. Sin embargo el SAT sigue preparándose pues el 02 de abril ya se publicó el nuevo Reglamento del Código Fiscal de la Federación en donde se indica la documentación que integrará ahora la contabilidad y la forma en la que deben hacerse los registros. Esto es la antesala de lo que nos espera con esta nueva obligación.

¿Después de julio habrá prórroga?

Tomando en cuenta la experiencia que hemos tenido en estos primeros 5 meses del año, en donde la autoridad casi no ha concedido prórrogas para asuntos fiscales delicados (como el uso generalizado del CFDI en facturas y en nóminas) o dichas prórrogas han sido muy pequeñas, creemos que existen pocas posibilidades para aplazar la entrada de esta nueva disposición, así que es muy probable que esta nueva obligación deba realizarse a partir del mes de Julio. Sin embargo, es importante considerar que una vez que se liberen las reglas y la plataforma, la obligación de reportar la contabilidad será por toda la información generada desde Enero de 2014, así que tu contabilidad debe estar lista para ser ingresada en el portal y sus datos deben ser congruentes con las declaraciones mensuales y la declaración anual de 2013 que has presentado.

¿Cuál es el problema?

En nuestra experiencia revisando contabilidades, nos hemos encontrado con que muchas de las empresas no tienen su contabilidad al día o les faltan los controles adecuados para reflejar cifras correctas y congruentes con los datos fiscales que reportan, por lo que ahora, subir a la página del SAT esta información con errores, puede generar muchos “focos rojos” para la autoridad que pueden convertirse en adeudos fiscales para los contribuyentes. Sobre todo si consideramos que la contabilidad mensual que reportemos en la página del SAT va a ser un elemento más para la realización de las auditorías electrónicas tal y como lo dispone el art 42 del CFF.

 

Artículo 42. Las autoridades fiscales a fin de comprobar que los contribuyentes, los responsables solidarios o los terceros con ellos relacionados han cumplido con las disposiciones fiscales y, en su caso, determinar las contribuciones omitidas o los créditos fiscales, así como para comprobar la comisión de delitos fiscales y para proporcionar información a otras autoridades fiscales, estarán facultadas para:

IX. Practicar revisiones electrónicas a los contribuyentes, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, basándose en el análisis de la información y documentación que obre en poder de la autoridad, sobre uno o más rubros o conceptos específicos de una o varias contribuciones.

Entre los errores más comunes que nos hemos encontrado o que pueden llamar la atención del SAT son:

  • Saldos incorrectos en bancos, clientes, proveedores, etc. que no coinciden con la realidad de la empresa.
  • Creación de cuentas con los nombres de los socios para cuadrar información financiera con saldos que no corresponden a la realidad.
  • Préstamos a socios que no están justificados o no fueron devueltos. Estos préstamos pueden considerarse dividendos para los socios conforme al artículo 140 de la Ley del ISR.
  • Inventarios con saldos en rojo por errores en registro. Las omisiones en compras se consideran ingresos acumulables para las empresas y las compras no realizadas e indebidamente registradas se pueden considerar dividendos de los socios conforme al artículo 140 de la Ley del ISR.
  • Préstamos que recibe la empresa de socios o de otras personas sin el adecuado soporte.
  • Aportaciones de capital no protocolizadas o indebidamente soportadas.
  • Cuentas de IVA e impuestos que no se registran adecuadamente cada mes.
  • Costo de ventas no reconocido cada mes
  • Depreciaciones no realizadas cada mes.

Con esto podemos ver la urgencia que deben tener las empresas para contar con registros correctos, mantener actualizada la contabilidad, contar con los soportes adecuados y hacer una entrega congruente con las cifras reportadas en las declaraciones de impuestos. Las empresas ya no pueden esperar a actualizar sus datos hasta que inicie una auditoría ni tampoco pueden correr el riesgo de subir a la página del SAT información incongruente o mal clasificada. Se acabó el tiempo de esperar una auditoría o el cierre anual para corregir registros, revisar datos y depurar cifras pues ahora la contabilidad se convierte en una declaración informativa mensual y su presentación incorrecta puede provocar distintas sanciones.

¿Qué podemos hacer antes de que inicie la obligación de presentar la contabilidad?

Aún estás a tiempo para realizar varias tareas que te permitirán cumplir a tiempo y de forma adecuada con esta obligación y por ello te damos las siguientes recomendaciones:

1. Platica con tu contador sobre esta nueva disposición.

Asegúrate de que tu contador conoce esta nueva disposición y que está preparado para ella. Pregúntale ¿que conoce de esta obligación? y sobre todo que te explique claramente los controles que está ocupando para asentar datos correctos y congruentes en tu contabilidad de manera mensual. Recuerda que su trabajo, realizado de forma correcta, a tiempo y de forma congruente con las declaraciones mensuales y tus facturas electrónicas, va a ser el blindaje perfecto para cumplir. Presentar una contabilidad con errores sería el equivalente a presentar una declaración de impuestos con datos incorrectos.

2. No dejes todo para el último día.

Comienza a revisar tu contabilidad lo antes posible. Es importante hacer una revisión cuidadosa y con calma de cada uno de los rubros o cuentas importantes, principalmente de aquellos que sirven para realizar el cálculo de impuestos. Haz un programa para revisar cada uno de los meses, desde enero de 2014, y asegúrate de que las cifras son correctas y congruentes con las declaraciones mensuales y la declaración anual de 2013 que has presentado.

3. Contrata a alguien externo para hacer la revisión.

Como empresario no estás obligado a conocer toda la contabilidad ni tampoco a saber cómo revisarla. Platica con tu contador y contraten a un tercero independiente para que les ayude a hacer una revisión más adecuada. Un tercero puede ayudarles a implementar otros controles que tal vez tú y tu contador no tenían considerados. Este tercero puede tener un programa anual de revisión que incluya un número determinado de revisiones en el año.

4. Implementa reglas de control y revisión de la contabilidad.

Si detectas fallas implementa controles constantes de revisión. Recuerda que ahora la contabilidad se convierte en una declaración informativa mensual y su presentación incorrecta puede provocar distintas sanciones además de que los cruces de información que haga el SAT pueden derivar en una auditoría. Nosotros te recomendamos que hagas revisiones mensuales, bimestrales o trimestrales para asegurarte de que la información que se ha presentado está correcta.

5. Busca planeación y optimización fiscal.

Debido a que las nuevas disposiciones para 2014 requieren tener toda tu documentación fiscal al día, es necesario que tu empresa cuente con un programa de planeación y optimización fiscal que permita que las operaciones se planeen antes de que ocurran. Contrata a un consultor que te ayude a realizar esta planeación y que te ayude a tener las estructuras adecuadas desde un principio.

Adicionalmente, si eres contador te damos las siguientes recomendaciones.

1. Respalda todas tus operaciones de contabilidad.

Recuerda que a partir de julio también comenzarán las auditorías electrónicas y los plazos para reunir la documentación y responderlas van a ser muy cortos, por lo que te recomendamos que reúnas toda la documentación (facturas, contratos, bitácoras, comprobantes, etc.) de respaldo de tu contabilidad desde el momento en que estás haciendo los registros. No dejes todo para el último momento o no tendrás tiempo de cumplir. Además, revisa el Reglamento de CFF y verás que ahora es obligatorio relacionar tus asientos contables con documentación electrónica.

2. Revisa principalmente las cuentas del Balance General.

Las cuentas del balance general tienen saldos que se integran por las cifras del año y de los años anteriores, por lo que es muy común encontrar más fallas en estas cuentas. Las cuentas más importantes a revisar son los saldos de Bancos, Clientes, Deudores diversos, Proveedores, Préstamos y Acreedores. El Estado de resultados casi no reporta errores porque la utilidad del ejercicio se traspasa al resultado del balance general cada año.

3. Mantén a un asesor fiscal o abogado fiscalista en tu lista de contactos.

La labor del contador requiere de apoyarse con un grupo de especialistas que te ayuden a cumplir con las obligaciones de tus clientes. La planeación de las operaciones es de vital importancia y un asesor puede ayudarte a hacerlo.

Conclusión general

Si bien es cierto que la autoridad aun no nos indica con detalle que información va a pedir para la integración de la contabilidad en su página, conviene preparar nuestra contabilidad para estar al día y al corriente con esta nueva obligación. Ahora requerimos en la empresa sistemas más eficientes y automáticos, revisiones constantes y supervisiones del trabajo que vamos realizando cada mes.

Nuestra firma cuenta con todo un proceso especializado para el registro de la contabilidad que incluye la planeación de los registros y la supervisión de la información para asegurarnos de que nuestros clientes cuenten con información confiable. Adicionalmente contamos con un equipo de expertos fiscalistas que nos ayudan a planear las operaciones de nuestros clientes. Como empresario o como contador, si estás interesado en conocer más de esta nueva obligación y de cómo podemos ayudarte, no dudes en contactarnos.

Recuerda que en materia fiscal la PREVENCIÓN es importante.
Por CP Raúl Dorado Santana

Administrador

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