Prórroga y reglas para la contabilidad electrónica

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Prórroga y reglas para la contabilidad electrónica

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El pasado 4 de Julio de 2014 se aprobó por fin una prórroga para la contabilidad electrónica y además se dieron a conocer los lineamientos especiales que se deben cumplir para subir la contabilidad de manera electrónica a la página del SAT. Estas obligaciones aplican de manera general para TODOS los contribuyentes, sin embargo, es importante mencionar que quedan exceptuados aquellos que registren sus operaciones en la herramienta “Mis Cuentas” de la página del SAT (pues su contabilidad ya se registra directamente).

Como ya he mencionado en un artículo anterior en donde damos distintas recomendaciones para ayudarte a proteger a tu empresa, en nuestra experiencia revisando contabilidades, nos hemos encontrado con que muchas de las empresas no tienen su contabilidad al día o les faltan los controles adecuados para reflejar cifras correctas y congruentes con los datos fiscales que reportan, por lo que ahora, subir a la página del SAT esta información con errores, puede generar “focos rojos” para la autoridad que pueden convertirse en adeudos fiscales para los contribuyentes, sobre todo si consideramos que la contabilidad mensual que reportemos en la página del SAT va a ser un elemento más para la realización de las auditorías electrónicas.

En el siguiente texto vamos a explicar de manera detallada en que consiste esta nueva obligación y como opera la prórroga para que estés enterado y puedas pedirle a tu contador que realice los cambios necesarios en sus sistemas para cumplir a tiempo. En el texto ha sido necesario incluir algunas referencias técnicas como artículos y anexos para dejar una explicación más detallada para aquellas personas que quieran abundar más en este tema, pero también tratamos de que el contenido sea claro y fácilmente entendible para aquellas personas que dirigen el rumbo y la administración del negocio, pues son ellos quienes toman las decisiones y es a quienes está dirigido este artículo.

Qué debe contener el sistema de contabilidad y cuáles deben ser sus características.

Lo primero que vamos a definir es que esta obligación habla de llevar un sistema de contabilidad que soporte ciertas características. Va a ser necesario pedirle a nuestro proveedor del sistema de contabilidad que haga los cambios en los sistemas o actualice sus versiones comerciales para que cumplan con estas disposiciones. Ahora las empresas y personas que estén obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML.

Este sistema de contabilidad debe ser capaz de almacenar lo siguiente:

  • Catálogo de cuentas utilizado en el periodo con código agrupador del SAT. A éste se le agregará un campo con el código agrupador que el SAT dio a conocer a través del Anexo 24, apartados A y B. El catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que se utilicen a todos los niveles.
  • Balanza de comprobación mensual. Que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas. Se deben identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados conforme al anexo 24, apartado C.
  • Balanza de comprobación del cierre del ejercicio. En ella se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.
  • Información de las pólizas generadas. Incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los comprobantes fiscales digitales por Internet que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D.

Cómo se harán las entregas de información.

Conforme a las disposiciones, las entregas de información se van a hacer de la siguiente forma:

ÚNICA VEZ. Catálogo de cuentas. Se realiza por única vez con la entrega de la balanza del mes de Julio o el primer envío de información si se inician actividades después. También nos indica el SAT que se debe reenviar el catálogo cuando se modifique. Desafortunadamente no han aclarado si dichos cambios operan a nivel de cuenta o subcuenta. Por ejemplo, si incluyes a un nuevo cliente o proveedor y en consecuencia requieres abrir la subcuenta ¿tendrías que reenviar el catálogo de cuentas al SAT?

MENSUALMENTE. Balanza de comprobación. Con las operaciones mensuales conforme a las siguientes fechas:

Tipo de contribuyente Plazo de envío
Personas morales A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior
Personas físicas A más tardar el día 27 del mes inmediato posterior

ANUALMENTE. Balanza de comprobación con los ajustes anuales que se hagan para efectos fiscales. Esta información se va a entregar conforme a las siguientes fechas:

Tipo de contribuyente Plazo de envío
Personas morales A más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior
Personas físicas A más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior

CUANDO LA AUTORIDAD LO REQUIERA. Se deben entregar las pólizas contables de manera electrónica con las características que arriba se mencionan cuando la autoridad realice una auditoría y así lo requiera. Además estará facultada para requerir junto con las pólizas los comprobantes o acuses del envío de las balanzas mensuales y del catálogo de cuentas. Otro de los casos en los que el SAT podrá requerir las pólizas electrónicas de la contabilidad es cuando se realicen trámites de devolución o compensación de impuestos y la autoridad quiera revisar su procedencia.

En todos los casos, si la información electrónica que se envíe tiene errores informáticos, el SAT hará la solicitud de corrección a través del Buzón Tributario y nos dará un plazo de 3 días para enviarlo nuevamente.

¿En qué consiste la prórroga para subir la contabilidad a la web del SAT?

La obligación del envío de la contabilidad electrónica a la página del SAT ya no aplicará a partir de Julio como estaba previsto en el Código Fiscal de la Federación (CFF) ni será necesario presentar la contabilidad de Enero a Junio de 2014 de manera electrónica. En lugar de esto, la contabilidad debe enviarse de la siguiente manera:

PERSONAS MORALES. Las empresas podrán iniciar el envío electrónico de la contabilidad de Julio en Octubre de 2014 y así sucesivamente conforme al siguiente calendario:

Balanza de comprobación del mes de: Mes de entrega:
Julio 2014+ Catálogo de cuentas Octubre 2014
Agosto 2014 Noviembre 2014
Septiembre y Octubre 2014 Diciembre 2014
Noviembre y Diciembre 2014 Enero 2015
Enero 2015 25 de febrero 2015
Febrero 2015 25 de Marzo 2015
Y así sucesivamente…

PERSONAS FÍSICAS.Comenzarán a registrar su contabilidad electrónica a partir del mes de Enero de 2015 y deberán enviarla a partir de Febrero de ese mismo año. El calendario quedaría como sigue:

Balanza de comprobación del mes de: Mes de entrega:
Enero 2015+ Catálogo de cuentas 27 de febrero 2015
Febrero 2015 27 de Marzo 2015
Marzo 2015 27 de Abril 2015
Y así sucesivamente…

Es importante recordarte que tu contador debe cuidar tanto las fechas de envío como el contenido de cada una de las cuentas que está reportando en la Balanza, pues de esto depende que la autoridad considere que el comportamiento fiscal de tu empresa es congruente con el monto de impuestos que se están pagando. Esperamos que esta información te haya sido de utilidad y no olvides compartirla con tu equipo de trabajo y con aquellas personas que consideres que pueden necesitarla.

Cicde Contadores Consultores. La atención es lo que cuenta.
Por CP Raúl Dorado Santana

Administrador

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