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La importancia de hacer los libros de actas de las asambleas
 
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La importancia de hacer los libros de actas de las asambleas

Todas las empresas tienen una valiosa historia fiscal y legal, que debe quedar asentada en el libro de actas de las asambleas.

No se trata de llenar un formato solo para cumplir con un requisito de alguna autoridad fiscal o legal; los libros de actas, son documentos muy valiosos e importantes para cualquier empresa. No hacerlo puede significar perder toda la historia que ha escrito la sociedad.

Un libro de actas, es el un medio de control en el cual se identifica, mide y registra la información económica de una empresa. La Revista de Colaboración Jurídica de la Universidad Nacional Autónoma de México, indicó que dicho libro es el producto del interés de la legislación mexicana por que las empresas tengan un registro de la información económica de una empresa.

Estos documentos, acertadamente llamados “libros”, deben ser llenados en forma metódica y ordenada, con las operaciones realizadas por la empresa, así como los movimientos de la sociedad; por ello se convierten en instrumentos muy útiles para verificar en cualquier momento el resultado de las operaciones y la situación económica y financiera de la empresa. Así pues, estamos hablando de un documento histórico, pero también ejecutivo que aporta toda la información necesaria para identificar el desempeño de la empresa.

De hecho, se trata de una obligación que debe cumplir periódicamente la asamblea general de accionistas, de acuerdo al Código de Comercio. Gerencie detalló que la finalidad de las actas, consiste en llevar un registro de todas y cada una de las decisiones que se toman en las asambleas (sean estas ordinarias o extraordinarias). Y dado que es un documento de gran peso dentro de la empresa, al finalizar los acuerdos y quedar asentados en dicho libro, tanto el presidente de la asamblea y su secretario, deben firmar dichos acuerdos.

Todos los libros, deben contener por lo menos, los siguientes datos: El lugar en que se efectúa la asamblea, la fecha y hora de la misma; el número de acciones suscritas; la forma y la antelación de la convocatoria a la reunión; una lista de los presentes, indicando el número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos que se traten; las decisiones tomadas; el número de votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas; el número de votos en blanco; las constancias que de manera escrita se hayan presentado por los asistentes; las designaciones efectuadas y la fecha y hora de la clausura de la reunión.

Llenar y llevar efectivamente los libros de actas de asambleas es un trabajo sumamente meticuloso que requiere, además de un método y seriedad muy grandes. Si deseas saber más sobre este importante documento o requieres apoyo para llenar el de tu empresa, solicita una reunión con los abogados de Cicde para que te asesoren sobre este tema.

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