Mapas mentales para la empresa

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Mapas mentales para la empresa
 

mapas mentales

por Tony Buzan

Una herramienta para generar nuevos pensamientos e ideas creativas

Unos cuantos pensadores adelantados han caído en la cuenta de que ya no estamos viviendo en la era de la información, porque la información en sí misma no es la panacea o la solución, sino que, más bien, ha dado lugar a una sobrecarga de datos que provoca confusión y estrés. La que estamos viviendo ahora, nacida de la era de la información, es la era de la inteligencia.

Para mejorar nuestra manera de trabajar y gestionar empresas, y con la intención de hacerla más eficaz, debemos convertir los infinitos bites de información en algo con sentido. En otras palabras, necesitamos utilizar nuestra inteligencia para procesar la información. Para ello, es necesario saber cómo emplear nuestro cerebro con eficacia —utilizar nuestra memoria, pensar de forma creativa—, y en este punto es donde los mapas mentales pueden ser de gran ayuda.

¿Qué es un mapa mental? De forma muy breve, un mapa mental es una poderosa técnica gráfica que nos permite representar la información de forma sencilla, espontánea y creativa con el objeto de que sea fácilmente asimilada y recordada por el cerebro. Es una muy valiosa herramienta de organización de los pensamientos.

Tony Buzan es, sin lugar a dudas, un admirado referente en todo el mundo en el tema de los mapas mentales, tanto por una extraordinaria aportación a su desarrollo como por su divulgación en el marco de la educación personal y profesional. En este libro desvela las claves de los mapas mentales y desarrolla su aplicación práctica en una serie de habilidades directivas claves.

¿Cómo se crea un mapa mental?

Existen dos formas de crear un mapa mental: a mano o mediante ordenador. Sea cual sea el método que emplee, lo primero que debe hacer es decidir el tema o asunto que desea analizar. Céntrese en la pregunta esencial, en el asunto concreto. Sea claro sobre qué busca o quiere resolver. A modo de ejemplo, imagine que quiere planificar esa reunión sobre la que lleva tanto tiempo pensando y que es tan importante para desbloquear algún asunto clave en su empresa. La idea central, lo que usted quiere resolver sería lo siguiente: Planificación de la reunión.

como se crea un mapa mental

A continuación (ver la Figura 1) dibuje una serie de ramas, que irradiarán del centro de la idea central. En cada rama escriba una palabra clave que asociará con el tema del mapa. Estos serán sus principales pensamientos (sus ideas básicas de ordenación).
Para expandir su mapa mental hasta la etapa final puede usar la asociación. Mire las palabras clave de las ramas principales para conseguir ese efecto. Estas palabras clave deben despertar más ideas. Para incorporar las asociaciones que vaya haciendo, dibuje ramas más pequeñas que partan desde las palabras clave. También puede añadir algunas ramas vacías. Quizá su cerebro las necesite para añadir otros conceptos. Para establecer la jerarquía los números también son indicaciones muy útiles.

Como se ha podido apreciar en el ejemplo anterior, una pauta importante para los mapas mentales es escribir las palabras clave de forma clara encima de cada rama principal y de cada rama secundaria o sucesiva, y es esencial escribir únicamente una palabra por rama. Paradójicamente, a pesar de que parece restringir las asociaciones imaginativas, en realidad esta norma proporciona una libertad explosiva.

Cuando dos o más palabras se sitúan en una línea, se fusionan naturalmente, lo que significa que se ha puesto un límite a la dirección del viaje del proceso de pensamiento. Entonces, cuando dos ideas se han fusionado, se pierde cierto grado de claridad.
Si la mente ve una sola palabra y se centra en ella, puede abrirse a todas las posibilidades que esta palabra sugiere. Si, por el contrario, hay dos o más palabras (conceptos) sobre una rama, el cerebro se encuentra inmediatamente ante un conflicto de intereses: deberá dividir sus procesos de pensamiento y concentrarse en más de una idea a la vez. Esta división desarma los procesos de pensamiento orgánicos que la creación de mapas mentales propone.

Aunque las ramas de un mapa mental representan una estructura jerárquica en forma de árbol, su distribución radial elimina la priorización de conceptos que está implícita en otras formas de organización de la información como son los esquemas o la toma de notas. Los esquemas o las notas fuerzan a los lectores a mirar de izquierda a derecha o de arriba abajo, mientras que los mapas mentales permiten tener toda la información delante, pudiendo ver la información de forma no lineal, lo que anima a generar al cerebro nuevas ideas, objetivo último de los mapas mentales.

Mapas mentales para la generación de ideas y la innovación

Es algo reconocido que ser creativo puede ser difícil cuando uno está obligado a trabajar con códigos de conducta, normas y reglamentos que parecen acallar todos los niveles de pensamiento. Es entonces cuando el uso de mapas mentales adquiere toda su potencialidad aportándole nuevos puntos de vista. Gracias a ellos podrá abandonar la “zona de confort” y conseguir nuevas ideas ya sea en reuniones, dirigiendo equipos y proyectos, o desarrollando una nueva estrategia empresarial.
Es vital tener acceso a su base de conocimiento actual para promover nuevos conceptos, y el mapa mental es una herramienta de pensamiento que precisamente le permitirá hacer eso, además de desbloquear su capacidad mental. Al contrario de lo que ocurre con los procesos de pensamiento lineales, los mapas mentales reflejan el funcionamiento interno de su cerebro. Si ha perdido la perspectiva de sus metas, o la panorámica global se ha vuelto borrosa, dibuje un mapa mental y la visión que surja le aportará claridad y potencial. Los mapas mentales están basados en los principios fundamentales de la creatividad (combinación de habilidades racionales, imaginativas y de libre asociación), y por lo tanto están perfectamente adaptados para respaldar la generación de ideas y el pensamiento innovador. Al permitir al autor del mapa mental ver muchos elementos de una sola vez, los mapas mentales aumentan las probabilidades de asociación e integración creativas y permiten al cerebro seguirle la pista a ideas que, por lo general, permanecen en la oscuridad, al filo del pensamiento.

A continuación mostraremos un proceso de creación de un mapa mental en cinco sencillos pasos que puede aplicar de forma inmediata para crear una lluvia de ideas (brainstorming) que aporte soluciones para una campaña de promoción, una necesidad de marketing, negociar un trato o simplemente manejar un problema en el seno de la empresa que exige una solución creativa:

1. El estallido del mapa mental rápido: empiece dibujando una imagen central estimulante que represente el tema general de su interés y que contenga el sentido de aquello que quiere conseguir. Su imagen debe estar situada en el centro de la hoja en blanco y de ella debe irradiar cada idea que le venga a la mente. Tiene que dejar que las ideas fluyan tan rápido como sea posible durante veinte minutos, aproximadamente.

Trabajar con rapidez libera su cerebro de los patrones de pensamiento habituales y fomenta la creación de nuevas ideas. Al principio, muchas de esas ideas podrán parecer absurdas; no obstante, no las descarte todavía, ya que en ocasiones son la clave de nuevas perspectivas y la superación de antiguos hábitos. Las mejores soluciones vienen del germen de una idea y, en esta etapa, usted quiere reunir cuantos más nuevos pensamientos e ideas creativos pueda, no anularlos ni frenarlos cuando surjan.

2. Primera reconstrucción y revisión: haga una primera pausa y deje que su cerebro descanse. A continuación, empiece a integrar las ideas generadas hasta ahora. Una vez hecho esto, cree un nuevo mapa mental en el que identifique las ramas principales; clasifique, establezca jerarquías y encuentre nuevas asociaciones entre sus ideas iniciales.

Quizá se haya percatado de que hay conceptos parecidos o idénticos que están presentes en distintos lugares de su mapa mental. No los descarte como si fueran repeticiones innecesarias: son fundamentalmente “diferentes”, puesto que han surgido en ramas distintas. Estas repeticiones periféricas reflejan la importancia subyacente de las ideas que están enterradas en lo más profundo de su almacén de conocimiento, pero que en realidad influyen en cada aspecto de su pensamiento.

Siguiendo el flujo de su cerebro, el mapa mental explora su pensamiento actual en este nuevo centro para reemplazar al antiguo. A su debido tiempo, este nuevo centro será a su vez reemplazado por un concepto nuevo e incluso más avanzado. Como podrá comprobar, el mapa mental ayuda y refleja la exploración y el crecimiento intelectual.

3. Incubación: después de haber completado los pasos anteriores, haga una pausa; las ocurrencias creativas e inesperadas a veces surgen cuando el cerebro está relajado, como cuando dormimos, soñamos despiertos o corremos. Esto sucede porque dichos estados de la mente permiten al proceso de pensamiento irradiante extenderse a los límites más lejanos del cerebro, y de esa manera aumentan la probabilidad de que se produzcan avances mentales.

4. Segunda reconstrucción y revisión: después de la incubación, su cerebro tendrá una nueva percepción sobre sus dos primeros mapas mentales; por lo tanto, sería útil crear otro mapa mental rápido. Durante la etapa de reconstrucción necesitará tener en cuenta toda la información recogida e integrada en los pasos 1, 2 y 3, para poder llegar a cabo un último mapa mental exhaustivo en una nueva hoja de papel.

5. La etapa final: utilizando su mapa mental final, necesitará buscar ahora la solución, la decisión o la comprensión de su problema creativo inicial. Esto a veces implica trabajar más sobre su mapa mental, realizando conexiones entre ramas y quizá añadiendo más ramas secundarias. Tal vez la respuesta no se presente inmediatamente, así que tenga paciencia, si lo cree necesario haga otra pausa de incubación.

Lluvia de ideas en grupo. Imagine la siguiente situación: usted forma parte de un grupo de personas que se reúnen para conversar sobre una nueva estrategia, una nueva oportunidad empresarial o el desarrollo de un nuevo producto. En ese cuarto lleno de personas, se espera que todos lancen ideas que deberán ser escritas en una pizarra. Sin embargo, tan pronto como las personas empiezan a sugerir sus respuestas, la lluvia de ideas se detiene completamente, porque en cuanto una persona aporta algo, los demás intentan crear en torno a esa idea una nueva. Usted tiene sus propias ideas creativas, pero estará observando lo que hacen las demás personas y eso empezará a ser una influencia para su pensamiento. Así pues, ya no estará participando en una lluvia de ideas, sino que reaccionará a lo que alguien dijo. Y eso a menudo lleva a una situación en la que un pequeño grupo de personas está dominado por personalidades más fuertes que imponen sus ideas.

Las lluvias de ideas no tienen que realizarse estrictamente en un ambiente de grupo para generar ideas nuevas e innovadoras. Como se ha señalado más arriba, a veces trabajar de esta manera puede en realidad anular la creatividad. En lugar de eso, intente que las personas se preparen para una sesión de grupo en la que generen una lluvia de ideas y trabajen individualmente con su propio mapa mental, para que puedan acudir a la reunión con más ideas perfiladas con antelación. Defina el tema de forma clara y concisa, establezca los objetivos, dé a los miembros del grupo toda la información que pueda ser relevante para que puedan deliberar, y déjelos ir y pensar sobre ello individualmente. Pida a cada miembro que emplee por lo menos una hora en crear un mapa mental rápido y un primer mapa mental, fruto de la reconstrucción y la revisión, que muestre las ramas principales.

Cuando hayan obtenido unas cuantas ideas propias, reúnalos a todos y pídales que trabajen en grupos pequeños, de entre tres y cinco personas. En cada grupo, deje que durante una hora intercambien sus ideas y añadan a sus mapas mentales individuales las ideas generadas por los demás miembros; su pensamiento no estará tan influido como en situaciones convencionales, porque previamente ya habrá generado su propio mapa mental.

Todos podrán ver los mapas mentales de los demás, y es esencial que se mantenga en todo momento una actitud positiva y de aceptación, para que ni siquiera el comunicador más fuerte pueda bombardear la sesión y dominarla. Cualquier idea que sea mencionada por un individuo deberá ser respaldada e incorporada por el resto de los miembros. De esta manera, el cerebro que haya generado la idea se verá animado a seguir explorando esa cadena de asociación. El siguiente enlace en la cadena tal vez sea una apreciación profunda, que emane de una idea que originalmente podría haber parecido floja, estúpida o irrelevante.

Una vez que se haya completado la sesión con los grupos pequeños, el grupo estará listo para dibujar el primer mapa mental creado por varias personas. A partir de aquí, se debería seguir el proceso iterativo (los cinco pasos) comentado anteriormente. El mapa mental, utilizándolo en grupos, se transforma en la reflexión externa, la copia impresa del consenso grupal, y, en consecuencia, se convierte en un registro o memoria de grupo. Durante este proceso, es como si los cerebros individuales combinaran su energía para crear un único cerebro. Al mismo tiempo, el mapa mental refleja la evolución de este individuo múltiple y registra la conversación que hay en él. En los mejores ejemplos, es imposible distinguir el mapa mental grupal de uno creado por un único gran pensador.

El mapa mental no tiene rival como herramienta que permite al cerebro pensar de forma irradiante. Su propia forma y la manera en que está diseñado trabaja con el cerebro, no contra él, y porque es una manera natural, más clara y más eficaz de utilizar su cerebro, favorece la creatividad y la generación de ideas innovadoras.

Sin embargo, en el mundo de la empresa no basta con tener ideas; si quiere tener éxito, es de vital importancia la manera en la que se actúa sobre ellas. Se necesita una estrategia si se quieren alcanzar las metas a corto y largo plazo. Analizaremos la utilización de los mapas mentales para concebir una estrategia en el apartado siguiente.

Mapas mentales para el pensamiento estratégico

En el mundo empresarial el término pensamiento estratégico describe la manera en la que las personas de una organización piensan, evalúan, ven y crean la dirección futura de una empresa. Se centra en entender los fundamentos de una empresa y en encontrar y desarrollar oportunidades únicas que creen valor.

El mapa mental es el estímulo ideal para el pensamiento estratégico, puesto que no existe una mejor manera de reunir, ordenar, perfilar, presentar y compartir ideas e información estratégica. La naturaleza flexible y envolvente de los mapas mentales fortalece y añade valor al uso de todas estas herramientas. A continuación mostraremos cómo los mapas mentales pueden ser de gran ayuda en tres de las muchas técnicas de planificación estratégica que existen: planificación por escenarios, análisis PEST y análisis DAFO.

Planificación por escenarios. La planificación por escenarios es una técnica que intenta aportar diferentes puntos de vista sobre posibles situaciones futuras en una empresa, lo que permite definir claramente sus principales metas y asuntos estratégicos.
La planificación por escenarios se utiliza ampliamente como herramienta de dirección estratégica para evaluar la formación de una estrategia corporativa. También puede utilizarse para facilitar el debate en grupos o equipos acerca de un futuro común en cualquier nivel. Funciona mediante el esbozo de un pequeño número de escenarios e historias sobre cómo podría transcurrir el futuro, y así planificar la respuesta de la empresa frente a ciertos problemas. Anima a intercambiar conocimientos con los demás y a desarrollar un entendimiento más profundo de los temas de importancia vital para la supervivencia de una empresa. Los escenarios también ayudan a conectar las decisiones que se deben tomar hoy frente a las incertidumbres que pueden manifestarse a lo largo del tiempo.

La creación de mapas mentales le permitirá hacer un borrador visual de estos escenarios para después profundizar en los problemas e identificar los posibles riesgos futuros o descubrir oportunidades ocultas. También le ayudan a generar ideas y estrategias para optimizar estas oportunidades y reducir los riesgos potenciales.

mapas mentales para el pensamiento estrategico

Para plasmar en un mapa mental una planificación por escenarios, como siempre, empiece colocando un tema en el centro de su espacio de trabajo (ver la Figura 2); puede ser muy general o centrarse en un problema concreto. A continuación, para explorar los cambios, los escenarios y las posibles estrategias dibuje ramas a partir de ese centro. Los siguientes puntos proporcionan un guion para las ramas principales, que podrá utilizar para generar y organizar sus ideas y datos de manera lógica:

Fuerzas externas: piense en varias fuerzas externas e imagine cambios relacionados que puedan influir en su empresa, por ejemplo, cambios económicos o tecnológicos futuros, alteraciones de leyes, o cambios demográficos, entre otros. Anote en un mapa mental esos cambios y clasifíquelos por orden de importancia utilizando números o símbolos, de manera que pueda identificar claramente los que son más relevantes para su organización.

Escenarios: para cada cambio que haya predicho, explore tres escenarios de impacto diferentes (incluya el mejor caso, el peor y uno aceptable) que podrían presentarse como consecuencia en su organización. Destaque los escenarios más probables.

Estrategias: sugiera qué es lo que debería hacer la organización en respuesta a cada escenario, resalte o describa las estrategias más razonables que podría llevar a cabo.

Señales: identifique las señales de alerta temprana, es decir, aquellos aspectos que son indicativos del transcurso de cada uno de los escenarios más probables.

Análisis PEST: el análisis PEST es un método empleado para examinar el macroentorno en el que opera una empresa. Ayuda a adquirir un conocimiento profundo de las diferentes fuerzas externas que sufre una empresa organizándolas de forma clara y concisa según cuatro factores: político, económico, social y tecnológico (PEST). Por lo general, estos factores y condiciones, que son externos y amplios, escapan a su control y presentan tanto amenazas como oportunidades para el funcionamiento de su empresa.

Como herramienta de auditoría esencial, el análisis PEST puede ayudarle a pronosticar las tendencias clave y los desarrollos en el entorno que podrían impactar en su empresa. Los resultados del análisis PEST pueden desembocar después en el proceso de planificación estratégico para ayudarle a determinar la futura dirección de la empresa y asegurar que el desempeño de su compañía está en sintonía con las fuerzas más poderosas del entorno.

Completar un análisis PEST puede ser muy constructivo si se utilizan los mapas mentales. No importa lo simple o complejo que sea su análisis: los mapas mentales le ayudarán a aumentar su conocimiento pleno acerca de las tendencias y los desarrollos clave, al proporcionarle una panorámica rápida de lo que está ocurriendo en el entorno de su empresa.

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Después de haber establecido un tema central, dibuje ramas principales que correspondan a las fuerzas clave de las influencias políticas, económicas, sociales y tecnológicas (ver la Figura 3). Una vez hecho esto, tómese un tiempo para evaluar qué elementos tendrán más impacto en su organización y resáltelos por orden de importancia. Además tenga en cuenta si alguno de estos elementos ejerce influencia directa sobre otros y muestre estas conexiones en su mapa mental mediante flechas relacionales.

El análisis DAFO: sin duda, el análisis DAFO es una de las herramientas de planificación más populares. Identificar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) proporciona un fundamento claro para analizar la situación actual de una empresa, proyecto o acción. Las fortalezas y las debilidades son internas, de una empresa y sus capacidades; las oportunidades y las amenazas se originan en el entorno, en el exterior de la empresa.

Los resultados de un análisis DAFO se utilizan para formular planes que capitalizan las fortalezas, minimizan las debilidades, exploran las oportunidades emergentes y evitan o reducen el impacto de las amenazas. El DAFO puede utilizarse como parte de un proceso periódico de revisión estratégica o como una preparación para un crecimiento financiero. Este tipo de análisis debería realizarlo, idealmente, un equipo o grupo de expertos multidisciplinar que represente un amplio abanico de departamentos, con el fin de reunir distintas perspectivas dentro de una empresa.

Un mapa mental es una buena herramienta para desplegar un análisis DAFO, porque puede capturar en un espacio reducido gran cantidad de información que permite ver las conexiones entre datos e información contrapuestos.

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Para crear un mapa mental de un análisis DAFO, cree un tema central e irradie las ramas principales para representar los temas (ver la Figura 4): debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Para cada tema principal, cree ramas secundarias mediante las que describirá la situación actual de su empresa, como los recursos, las capacidades, la reputación, la diferenciación, el servicio al cliente, las ventajas competitivas…

Algunos ejemplos de oportunidades y amenazas pueden ser las alianzas empresariales, los nuevos productos, los canales de distribución, el desarrollo del mercado, los nuevos sectores, ingresos (localización de nuevas fuentes) y la legislación y normativa.
Es importante resaltar que muchos de estos factores pueden aplicarse a más de un área del análisis DAFO y los mapas mentales le permiten considerarlos desde diferentes perspectivas.

Tenga en cuenta qué oportunidades podrían ser también amenazas; por ejemplo, los nuevos sectores del mercado podrían estar dominados por los competidores, lo cual podría minar su posición. De la misma manera, algunas amenazas podrían convertirse en oportunidades: un competidor, por ejemplo, que abriera un nuevo sector de mercado de su producto o servicio podría significar que, como resultado, su mercado global también se ampliara. Además de incluir estos aspectos en el mapa mental, haga uso de las flechas relacionales para enfatizar las conexiones importantes.

Conclusión

Quienes marcarán la tendencia en la nueva década serán los individuos que puedan pensar creativamente para resolver problemas, encontrar soluciones, añadir valor y permitir la innovación. Ahora la información es barata. Podemos encontrar lo que necesitamos saber cuando necesitamos saberlo. Ya no necesitamos gestores de información, necesitamos aprender a gestionar mejor a los gestores del conocimiento: ¡el cerebro humano!

Aristóteles consideraba la metáfora como la mejor forma de pensamiento y afirmaba que era un signo de genialidad. ¿Cómo podemos utilizarla en nuestro beneficio? Bien, si una imagen vale más que mil palabras, y una metáfora vale más que mil imágenes, el mapa mental es la representación metafórica de nuestros pensamientos en una forma visual que copia la naturaleza orgánica y no lineal del pensamiento humano.

Las empresas están constituidas en torno a sistemas. Sin embargo, ¿cuántas empresas tienen sistemas para hacer posible que los empleados piensen de manera más eficaz? Pregunte a cualquier director general por qué su compañía ha logrado el éxito y le dirá que es gracias a su gente. Si las personas son los elementos más importantes de cualquier empresa, ¿cuál es el elemento más importante de cada una de ellas? Está bastante claro que somos lo que pensamos, y si pensamos mejor, podremos ser más eficaces, creativos y productivos.

Esperamos que pueda reconocer ahora la importancia de los mapas mentales para la toma de decisiones, la organización de sus propias ideas y las de los demás, para pensar creativamente, así como para llevar a cabo lluvias de ideas avanzadas y mejorar su memoria y su imaginación. Cuando sea capaz de dominar la técnica de los mapas mentales por sí mismo y haya comprobado los beneficios de este sistema, entenderá cómo puede revolucionar su empresa cuando lo utilice todo el equipo.

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