Organízate con Eficacia - CICDE

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Organízate con Eficacia
 

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El libro Organízate con eficacia es más que sólo un libro sobre organización del tiempo, de gestión empresarial o de mejoramiento de la productividad personal. Organízate con eficacia es un sistema de gestión integral de la propia vida.

A través de dos ideas principales; la gestión vertical y la gestión horizontal, el autor nos va introduciendo en esa combinación perfecta entre pensamiento y acción. Utiliza la gestión vertical para hablarnos de nuestro proceso de planificación natural y los procesos lógicos inmersos en ella; método que también se debe emplear en la organización de los proyectos. Al hablarnos de gestión horizontal, nos habla de un proceso más global que enmarca todos los pensamientos del ser humano que pueden traducirse en actividades. Considera la gestión horizontal como un proceso que implica: la recopilación, el procesamiento, la organización, la revisión y la acción.

EL ARTE DE ORGANIZARSE CON EFICACIA
Los métodos que el autor presenta se basan en dos objetivos clave: (1) captar todas las cosas que hay que hacer —ahora, más adelante, algún día, grandes, pequeñas o medianas— para colocarlas en un sistema lógico y fiable que no tenga que llevar en la cabeza ni en la mente; y (2) hacer que usted adquiera la disciplina necesaria para tomar decisiones sobre todo aquello a lo que usted da entrada en los asuntos de su vida, de modo que siempre tenga un plan para sus «acciones siguientes» que pueda poner en marcha o reconsiderar en cualquier momento.

En este nuevo milenio ha surgido una paradoja: la gente mejora su calidad de vida, pero al mismo tiempo su nivel de estrés se dispara al asumir una carga mayor de la que sus recursos le permiten manejar. Es como si comieran con los ojos. Y, de un modo u otro, la mayoría de las personas están frustradas y perplejas en lo que respecta a mejorar su situación. Necesitamos nuevos métodos, tecnologías y hábitos de trabajo que nos ayuden a dominar nuestro mundo.

Existe un modo de controlarlo todo, relajarse y hacer las cosas importantes con el mínimo esfuerzo, en todos los ámbitos de su vida y su trabajo. Es, en ese punto es donde la metodología de Organízate con eficacia tendrá más impacto en su vida, puesto que le mostrará cómo recuperar el estado de la «mente como el agua», con todos sus recursos y facultades funcionando a tope.

Gestión vertical y gestión horizontal de las acciones
Necesita controlar compromisos, proyectos y acciones de dos maneras: horizontal y vertical. El control «horizontal» mantiene la coherencia en todas las actividades en las que usted participa. El control «vertical», en cambio, dirige las subidas y bajadas del pensamiento por la escalera individual de asuntos propios y proyectos individuales. Para ambos tipos de actividades, necesita sacarlo todo de la cabeza y convertirlo en acciones; ¿cómo? En las próximas líneas del presente resumen, lo aprenderá.

CONTROLE SU PROPIA VIDA: CINCO PASOS PARA ADMINISTRAR EL FLUJO DE TRABAJO
Independientemente del entorno en el que nos encontremos, al abordar nuestras tareas pasamos por cinco fases distintas. (1) Recopilamos cosas que nos llaman la atención; (2) procesamos lo que significan y lo que tenemos que hacer con ellas; y (3) organizamos los resultados, que (4) evaluamos como opciones de entre las que elegimos lo que hay que (5) hacer. En esto consiste la gestión del aspecto «horizontal» de nuestras vidas: en abarcar todo lo que capte nuestra atención en cualquier momento.

Recopilación. Para que su mente abandone la tarea de nivel inferior de intentar pillarlo todo, tiene que saber que realmente ha capturado todo lo que puede representar algo que debe hacer, y que en algún momento de un futuro próximo lo procesará y lo revisará. Para ello, puede valerse de diversas herramientas como: una bandeja, hojas en blanco, aparatos electrónicos, correos electrónicos, etc. Lo importante es que cumplan tres requisitos: 1)cada frente debe estar abierto en el sistema de recopilación y fuera de su cabeza 2)Tenga sólo el mínimo de cestos de recopilación 3)Vacíelos periódicamente.
Procesamiento. Es la forma de pensar que tienen las personas para vaciar los cestos de recopilación. Básicamente se basa en el esquema principal

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Organización. La parte externa del diagrama del flujo de trabajo muestra las ocho categorías diferentes de recordatorios y elementos que resultan del procesamiento de todas las
«cosas», y conforma un sistema total para organizar todo lo que esté en su bandeja y lo que podría añadirse al cabo del día o de la semana.
Evaluación. Evaluar significa revisar periódicamente las actividades a realizar –lo que está en la agenda y las acciones siguientes-de modo tal que nos permita recordarnos de estas cosas en el momento y en el lugar necesarios. Todo lo que potencialmente pueda requerir acción debe revisarse con la suficiente frecuencia como para evitar que la mente tenga que hacer el trabajo de recordarlo. Eso se traduce en un comportamiento básico para conseguir el éxito: la revisión semanal.

Debería revisar semanalmente todos sus frentes abiertos (es decir, proyectos), planes de proyectos activos, y listas de «Próximas acciones», «Orden del día», «A la espera» e incluso «Tal vez/algún día». La revisión semanal es el momento de reunir y procesar todas las cosas, revisar su sistema, poner al día sus listas, estar limpio y despejado, al día y completo. Cuanto más completo sea el sistema, más confiará en él; y cuanto más confíe en él, más motivado estará para mantenerlo al día. La revisión semanal es la llave maestra para mantener el nivel.
Hacer. El propósito básico de administrar bien el flujo de trabajo es facilitar que se decida correctamente lo que se hace en cualquier momento. Para facilitar estas decisiones, el autor propone tres modelos:

El modelo de cuatro criterios para escoger acciones en el momento, que considera elementos como la situación, el tiempo disponible, las energías disponibles y la prioridad de la actividad.

El modelo triple para evaluar el trabajo diario, que considera: hacer un trabajo predefinido, hacer el trabajo a medida que surge, definir el trabajo.

El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo, que equivale: 15000 ms-plan de vida, 12000 ms-perspectiva de tres a cinco años, 9000 ms-objetivos anuales o bianuales, 6000 ms-áreas de responsabilidad, 3000 ms-proyectos actuales y pista de aterrizaje-acciones actuales.

PONER EN MARCHA LOS PROYECTOS CREATIVOS: LAS CINCO FASES DE LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
En el primer capítulo hablamos sobre la gestión horizontal y la gestión vertical. Para la primera bastarán listas de acciones siguientes para alcanzar ciertos resultados o recordatorios colocados en un sistema que se confíe y que se revise regularmente. Eso se necesita para la mayoría de los casos. Sin embargo, en ocasiones es necesario emprender una acción más compleja. En estas ocasiones se requiere de la gestión vertical. Este proceso implica cinco fases:

Propósitos y principios Los propósitos tienen que ver con preguntar el porqué de las cosas. Nunca hace daño y ayuda a definir el éxito de un proyecto, generar criterios para la toma de decisiones, distribuir recursos, motivar, clarificar el enfoque y aumentar las opciones. Los principios tienen que ver con los estándares y valores con los que uno se guíe. Mientras que establecer el propósito proporciona la fuerza y dirección, los principios definen los parámetros de acción y los criterios para la óptima realización de la tarea.
Visualizar resultados. Tiene que ver con el “qué”. La visión ayuda a formarse una idea clara de qué supondría el éxito – aspecto, sabor, sensación…El enfoque que demos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo que percibimos como nuestro modo de actuar. Para visualizar resultados debemos seguir tres pasos: a)visualizar el proyecto mucho después de la fecha de finalización, b)visualizar un éxito rotundo c)registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imagina.
Lluvia de ideas. Aquí entra el mecanismo del “´cómo”. Registre sus ideas ya sea por medio del clustering, patterning, pensamiento en red o mapas mentales. Cualquier técnica al final cumple la misma función: expresar y retener la idea. Las claves para seguir este paso son: no juzgar, ponderar o criticar cualquier idea, buscar la cantidad no la calidad, dejar en segundo plano el análisis y la organización.
Organizar.- Responde al “cuándo”. La organización suele producirse cuando se identifican componentes y subcomponentes, secuencias, actos y prioridades. Los pasos claves que hay que seguir en esta etapa son: identificar las partes significativas, organizar componentes, secuencias y prioridades y detallar tanto como sea necesario.
Planificar acción siguiente. Nos preguntamos ¿cuál es la acción siguiente? Decida las acciones siguientes para cada una de las partes móviles actuales del proyecto. Si es necesario, decida la acción siguiente del proceso de planificación. No lo olvide, debe planificar hasta el grado que le permita olvidarse del proyecto.

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